mobile TUR-INFO.PL

TUR-INFO.PL
Serwis Informacyjny Branży Turystycznej

2004-09-14 - Biuro podróży - koniecznie w Internecie

Na start - dobre warunki pracy

reklama

Aby móc w pełni skorzystać z internetu musimy mieć możliwość wygodnej pracy. Na tą wygodę składa się wiele czynników, ale najważniejszymi z nich są: dobre łącze, stabilny komputer, dobrany pakiet oprogramowania i zapewniona ochrona komputera.
Dobre łącze oznacza tutaj łącze stałe, bez limitu czasu wykorzystania, i o akceptowalnej przepustowości. Płacenie za czas dostępu raczej źle wpływa na pracę - pośpiech nigdy nie był jest doradcą. Do tego typowe operacje - jak przeglądanie WWW, czy wysyłka e-maila nie powinny trwać za długo - bowiem z reguły takie oczekiwanie jest czasem zmarnowanym. Pamiętajmy jednak, że prędkości podawane przez dostawców internetu są tylko maksymalną przepustowością łącza na jaką można liczyć. Te największe przepustowości nie wiele mają wspólnego z rzeczywistą prędkością otwierania pojedynczej strony, czy też ściągania poczty, jeśli inne serwery w internecie nie nadążą z wysyłaniem informacji. Natomiast większa przepustowość przydaje się przy większej liczbie stanowisk. Wtedy jest ona wręcz niezbędna, gdy każdy korzysta z sieci. Wybierając łącze dla swojej firmy pamiętajmy o jeszcze jednej rzeczy - mianowicie o limitach transferu. Są one bardzo dokuczliwe u niektórych operatorów (np. TP SA dla neostrady ma limit 5GB, promocyjnie zwiększony w szybszych wersjach do 10 GB i 15GB). Z moich doświadczeń wynika, że typowe stanowisko robocze (użytkownik wysyła i odbiera wiele e-maili, ogląda wiele stron WWW, ściąga pliki z sieci) generuje obciążenie około 0,5GB do 1,5GB miesięcznie.

Drugim ważnym elementem, jeśli chodzi o pracę w internecie jest stabilny komputer. Każdemu z nas zawiesił się kiedyś komputer podczas pracy. Jeśli wystąpi to w momencie, kiedy pracujemy nad czymś ważnym i do tego się śpieszymy, to trudno przejść nad tym do porządku dziennego ze stoickim spokojem (proszę pamiętać, że większość programów ma możliwość automatycznego zapisywania dokumentów w tle co jakiś czas, a nawet e-maile można zapisać w folderze "kopii roboczych" - niestety tylko ręcznie). Dlatego zawsze dbajmy o dobre działanie komputera stawiając raczej na dobre wyposażenie i pewnego producenta ze sprawnym serwisem (oszczędność kilkunastu procent wartości przy zakupie całej maszyny potrafi się bardzo zemścić na wygodzie jej użytkowania). Dlatego dbajmy o to, aby na komputerze znalazło się tylko to, co powinno się znaleźć - dodatkowe oprogramowanie (zwłaszcza to nielegalne lub ściągane z internetu z niepewnych miejsc) zawsze wpływa na pracę komputera i w najlepszym wypadku ją spowalnia, a w najgorszym destabilizuje całą maszynę.

Kolejnym ważnym elementem do pracy jest podstawowe oprogramowanie. Jest ono ważne i należy dobrać je stosownie do potrzeb. Program pocztowy jest dziś już ważnym narzędziem pracy i warto wybrać taki jak nam odpowiada najbardziej. Ze względów bezpieczeństwa oprogramowanie Microsoftu (Outlook lub Outlook Express) jest tutaj mało pożądane - dobrze jest zatem wybrać jeden z innych programów np. The Bat! www.thebat.pl, Thunderbird www.thunderbird.pl, Opera M2 www.mojaopera.idu.pl, lub jeden z wielu innych (obszerną listę programów znajdziesz na stronie www.internetstandard.com.pl). Także używanie jako przeglądarki Internet Explorera nie zawsze jest najlepszym wyborem - dobrze jest się zapoznać, co ma do zaoferowania konkurencja. Warto zobaczyć przeglądarki takie jak Mozilla PL www.mozillapl.org, Opera www.mojaopera.idu.pl, czy też Firefox po polsku www.firefox.pl.
Jako oprogramowanie biurowe zwykle stosuje się Microsoft Office. Jest to pakiet wszechstronny, ale dość kosztowny. Jeśli wykonujemy tylko prostsze prace, warto rozważyć zastosowanie OpenOffice, które choć nieco różniące się, zapewnia podobną funkcjonalność. Atutem OpenOffice jest niski koszt - samodzielne pobranie z sieci oprogramowania nie kosztuje nic, a wersja na CD z podręcznikiem i rocznym wsparciem technicznym to wydatek około 100zł. Można go samodzielnie pobrać TUTAJ. Są także inne narzędzia o różnej funkcjonalności - dobrą ich listę można znaleźć TUTAJ.

Ostatnim elementem o którym musimy pamiętać jest zapewnienie bezpieczeństwa. Program antywirusowy to dziś konieczność. Można wybrać jeden z wielu programów jak np. Norton Antivirus www.symantec.pl, MKS www.mks.com.pl, Kaspersky AntiVirus www.kaspersky.pl, Panda Antywirus www.pspolska.pl lub inny - dobrą listę znajdziemy TUTAJ. Pamiętajmy o regularnej aktualizacji bazy wirusów. Oprócz oprogramowania antywirusowego zaopatrzmy się w firewall, który zablokuje niepożądany dostęp do naszego komputera z zewnątrz. Niestety instalacja firewalla jest już bardziej złożonym zadaniem i powinien ją wykonać administrator sieci, bądź osoba znająca się w stopniu dobrym na administrowaniu komputerem w sieci.

Kupując oprogramowanie, zawsze sprawdźmy kilku sprzedawców - przede wszystkim stronę producenta i sklepy/strony autoryzowanych dystrybutorów, potem sklepy w sieci - może akurat jest jakaś promocja lub jeden ze sklepów ma wyraźnie mniejszą marżę. Przy większych lub regularnych zakupach pamiętajmy także o uzyskaniu rabatu od ceny detalicznej.

Po drugie WWW

Strona www świadczy o firmie. Klient nieznający firmy na podstawie strony wyrabia sobie opinię o firmie i jej ofercie. Należy dokładnie przemyśleć cele, jakim strona ma służyć i jakie ma przynieść nam korzyści. Te fundamentalne założenia należy spisać w sposób jasny i precyzyjny (czas poświęcony na to z pewnością zarobi na siebie) i zawsze, kiedy mamy wątpliwości, co do naszej strony, powinniśmy do nich wracać.

Jeśli nasze oczekiwania wobec strony nie sprowadzają się do przekazania informacji o samej firmie, warto jest wykonać podział zadań na segmenty, tak, aby kolejnym segmentom można było przypisać koszty i pracę na nie poświęconą. Później zapisujmy informacje o korzyściach ze strony również podzieloną na segmenty Taka metoda ustrzeże nas przed wydawaniem pieniędzy na nierentowne działania - np. pełny opis wycieczek i pobytów leczniczych dla osób starszych w internecie może się okazać zbędny, gdyż większość z nich nie korzysta z sieci. Wystarczy, zatem umieścić "przegląd oferty" i zachęcić ich do zadzwonienia lub przyjścia do naszego biura.

Na stronie muszą się znaleźć informacje o firmie (adresy, telefony, ale także opis działalności i jej historia), a także informacje o ofercie (dla biura: oferta na bieżący sezon, warunki uczestnictwa, opis bieżących promocji itd.). Kluczowym czynnikiem jest tu aktualność - klient nie może odnieść wrażenia, że strona jest "martwa". Dużą aktualność zapewniają bieżące informacje o promocjach, nowych ofertach i innych zdarzeniach związanych z rynkiem turystycznym. Należy także pamiętać o pozostałych kluczowych cechach strony WWW (wraz z pytaniem, na które klient musi sobie odpowiedzieć korzystając z niej):

użyteczność - czy znalazłem tam, czego szukałem?

aktualność - czy strona jest aktualna i można na niej polegać?

przejrzystość - czy wszystko jest jasne i łatwo dostępne?

szybkość - czy strona otwiera mi się do czytania dostatecznie szybko?

estetyka - czy strona jest ładna lub przynajmniej nie zniechęca mnie wyglądem?

adres - czy ta strona ma adres łatwy do zapamiętania lub podania innym?

komercja - dla nas: czy klienci wchodzą na naszą stronę?

Pamiętajmy, że i przy tworzeniu strony WWW oszczędności mogą spowodować wiele strat. Z reguły "pan od komputerów" nie jest właściwą osobą do przygotowania strony - to powinien zrobić przynajmniej zdolny amator, a dla większych firm koniecznie profesjonalista. Strony robione przez osoby nieznające się na tym z reguły widać na pierwszy rzut oka, a doświadczony użytkownik stosunkowo szybko rozróżni stronę robioną przez amatora i profesjonalistę. Wybierając osobę, która zrobi lub poprawi naszą stronę, weźmy pod uwagę nie tylko estetykę jej poprzednich projektów z portfolio, ale także ich użyteczność. Niestety wśród wielu grafików strona estetyczna ma pierwszeństwo, a pamiętajmy, że nie zawsze ładna strona sprzedaje najlepiej. Planując naszą nową stronę lub zmiany w obecnej - mierzmy siły na zamiary. Trudno jest tworzyć dział "oferta na dziś", jeśli nie będzie osoby do tego oddelegowanej z odpowiednim zapasem czasu na wykonanie dobrej oferty. Także wszelkie sezonowe zmiany oferty zajmą trochę czasu i ktoś musi je wykonać.

Po trzecie e-mail

Wysyłka e-maili jest prosta, jednak aby to zrobić w sposób dobry, trzeba opanować pewne podstawowe zasady.

Nie wirtualna kalkulacja

Myśląc o "byciu w internecie" zachowajmy zimą krew i policzmy, co się nam opłaca. Poza tym trzeba zrobić wszystko, aby wyeliminować nasze błędy. Wspomniana wcześniej metoda segmentowania wydatków jest jednym z narzędzi kontroli wydatków. Jednak należy ją uzupełnić o koszt alternatywny - co by było, gdybyśmy to zrobili najlepiej jak jest to możliwe. Dobrze zrobiona strona, pomyślana i przygotowana z myślą o właściwym kliencie może sama wiele sprzedać lub bardzo tą sprzedaż ułatwić. Nie bez znaczenia jest tu fakt, że informację o naszej ofercie są dostępne przez cały czas np. jeśli nasze biuro pracuje w tygodniu 10-18, a w sobotę 10-15 to jest to 45 godzin z 168 godzinnego tygodnia... zatem jest to tylko 27% czasu w jakim funkcjonują nasi klienci!

Myśląc o stronie WWW pamiętajmy także o zachowaniu spójności z ogólną linią naszej promocji. Jeśli nasze biuro ma wystrój i materiały np. granatowo-żółte, to jak klient będzie nas kojarzy ze stroną zielono-białą? Nie można pisać czego innego w sieci, a czego innego na ulotkach czy w folderach - jeśli już zachodzi konieczność zmian dodajmy informacje "uaktualnienie: ...". Nie mówię tu już o zachowaniu podstaw takich jak grupa docelowa, czy zakres oferty przedstawionej - jeśli rozdajemy ulotki "zima 2004" to pamiętajmy, że to samo powinno się znaleźć na naszej stronie. Wyjątkiem są tu oferty specjalne.

Drugą istotną sprawą jest promocja. Pamiętajmy, że warto wydać na nią pieniądze lub poświęcić czas, jeśli strona nasza spełnia swoje zadania. Jeśli strona jest nieaktualna, w budowie, bądź wymaga poprawienia wielu błędów - lepiej jej nie reklamować. Wpłynie to wtedy negatywnie na wizerunek naszej firmy. Jednak, jeśli strona nasza jest właściwa, musimy zająć się jej promocją. To także wymaga od nas pewnego nakładu pracy i wydatków, co należy uwzględnić tworząc kalkulację dotyczącą strony.
Po zmianach lub stworzeniu nowej strony dobrze jest ją przetestować przy pomocy osób z grupy naszych docelowych klientów. Można tu skorzystać z naszych znajomych, czy też rodziny, przy większych projektach najlepiej znaleźć firmę świadczącą usługi wykonywania takich testów w sposób profesjonalny. Musimy pamiętać, że jeśli zamiast zachęcić, zniechęcimy do nas nawet kilka procent klientów wchodzących na stronę, to może to mieć odczuwalne znaczenie dla naszych przychodów.

Wróć do strony głównej

Pełna wersja